5 Bước để có cách viết Email Follow Up hiệu quả

20/09/2017duongntNo CommentsCách viết Email marketing

Trước hết, Email Follow Up là một loại Email nhằm mục đích nhắc nhớ, thường được gửi sau một cuộc họp, hội thảo, hay phỏng vấn. Mục đích thường là để hỏi thêm thông tin, hẹn gặp hay cảm ơn…Vậy làm thế nào để soạn thảo một Email Follow Up thành công? Hãy cùng Linkleads đọc bài dưới đây để có cách viết Email Follow Up hiệu quả nhé.

Soạn thảo Email không phải một việc dễ dàng

Khi viết Email Follow Up, mọi người thường hay dùng những cụm từ như:

Mở Email để thấy
Nếu tôi là bạn thì tôi sẽ mở mail để thấy…
Bạn có muốn xem…

Những từ ngữ như thế này thường được dùng lặp đi lặp lại bởi nhiều người và không có hiệu quả cao. Các cụm từ này không thể hiện được sự nhiệt tình của người viết. Nhìn chung, khách hàng của bạn không chỉ muốn xem qua – mà họ muốn đọc thấy một điều gì đó có giá trị trong Email.

5 bước để có cách viết email Follow Up hiệu quả

Bước 1: Xác định mục tiêu

Trước khi soạn một Email Follow Up, bạn cần làm rõ các mục tiêu của mình là gì? Điều này giúp bạn tạo Call – To – Action phù hợp.

4 mục tiêu cơ bản của một Email Follow Up là:

Cung cấp thông tin.

Email Follow Up giúp bạn hỏi người nhận về thông tin mà bạn chưa nắm rõ, cập nhật tình trạng hợp đồng, hay để quyết định xem bạn có muốn nhận công việc đó hay không.

Hẹn gặp mặt.

Bạn có thể sử dụng Email Follow Up để hỏi ý kiến người nhận, mời thầu, xin được giúp đỡ hay khảo sát thái độ của khách hàng về sản phẩm/dịch vụ của công ty bạn.

Chỉ để hỏi thăm hay cảm ơn.

Trong trường hợp bạn đã lâu không liên lạc với ai đó nhưng muốn chúc mừng khi công ty họ có tin vui hoặc chia sẻ một dấu mốc quan trọng mà bạn vừa làm được, viết Email Follow Up để hỏi thăm, cảm ơn sẽ có tác dụng lớn.

Các mẫu email Follow Up chào hàng hiệu quả

Cùng Linkleads tham khảo một số cách viết Email chào hàng để hiểu rõ hơn các bước viết Email Follow Up thành công nhé.

Hãy tưởng tượng, bạn vừa gặp một khách hàng tiềm năng nào đó để thảo luận về dịch vụ của công ty bạn. Cuộc nói chuyện diễn ra suôn sẻ do đó bạn muôn sắp xếp một cuộc gặp mặt khác để tiếp tục thương thuyết với họ. Vì thế, bạn cần soạn một Email Follow Up để “Hẹn gặp mặt” .

Email Follow Up giúp bạn hẹn một cuộc họp

Dưới đây là một số mẫu Email hiệu quả đã được sử dụng bởi các nhân viên bán hàng thành công:

Mẫu 1:

Chủ đề: Cảm ơn chị Mai vì đã dành thời gian nói chuyện hôm nay!

Dear chị Mai,

Cảm ơn chị đã dành thời gian quý báu trong ngày để chia sẻ về công ty cũng như các khó khăn chị đang phải đối mặt và mục tiêu mà chị đặt ra.

Nếu chị muốn biết thêm về cách các công ty khác đang xử lý vấn đê chị gặp phải như thế nào, em rất sẵn lòng gọi điện để nói chuyện thêm. Nếu chị không phiền, em với chị có thể thảo luận thêm về các khó khăn của chị, biết đâu em có thể giúp đỡ chị.

Chi có rảnh vào lúc 1 giờ chiều thứ Ba tới không ạ?

Cảm ơn chị lần nữa vì ngày hôm nay đã đến nói chuyện với em. Em mong rằng sẽ sớm nhận được phản hồi của chị.

[Ký tên]

Bước 2: Mở đầu bằng ngữ cảnh

Bạn và người nhận mail có người bạn chung hay sở thích chung nào không? Nếu hai người không thân thiết với nhau, đề cập đến một điểm chung có thể là cách mở đầu Email khiến họ nhớ đến bạn. Hãy thử nhấn mạnh Email hay lần nói chuyện đầu tiên giữa hai người để họ dễ dàng hồi tưởng và phản hồi hơn.

Tham khảo những mở đầu của cách viết Email hiệu quả sau đây:

– Anh vừa gặp em tuần trước ở [sự kiện hay địa điểm].

– Buổi nói chuyện với chị tại [sự kiện] đã truyền cảm hứng cho em về…

– [Tên người bạn] đã gợi ý mình liên lạc với bạn.

– Lần cuối chị nói chuyện với em..

– Anh có nhớ email Follow Up em vừa gửi vài tuần trước về [chủ đề]…

Mẫu 2:

Chủ đề: Anh có bất kỳ thắc mắc nào không ạ?

Kính gửi anhTuấn,

Lần trước anh có dặn em liên lạc lại để giới thiệu thêm về lợi ích [công ty] có thể đem lại cho công việc của anh.

Vì thế, em viết email để hỏi thăm xem anh có thắc mắc gì về proposal của em không?

Nếu anh có câu hỏi nào thì gọi cho em để trao đổi thêm nhé.

Trân trọng,

[Ký tên]

Bước 3: Tuyên bố mục tiêu rõ ràng

Ngay từ đầu thư, bạn nên đi thẳng vào mục đích viết Email Follow Up. Ví dụ: Đừng nói là “Em mời chị đi cà phê để học hỏi kinh nghiệm làm việc của chị được không?”. Thay vào đó, hãy nói “Em muốn mời chị đi uống cà phê để học hỏi về kinh nghiệm đạt doanh số của chị. Em chật vật mãi mà không đạt được chỉ tiêu”. Nội dung Email càng cụ thể càng tiết kiệm thời gian cho người nhận, giúp họ dễ dàng hiểu các yêu cầu của bạn. Do đó bạn đạt được mục tiêu của mình dễ dàng hơn.

Những cách phổ biến để diễn đạt mục đích viết Email như:

Em muốn mời anh/chị tham gia [sự kiện] này. Em nghĩ rằng chương trình này đem lại nhiều điều bổ ích cho công việc của anh/chị tại [Công ty].
Như đã hứa, tôi gửi bạn link của nhà phát triển này [link]. Hy vọng có thể giúp ích cho việc phát triển website của bạn.
Nếu bạn chia sẻ thêm với tôi về [chủ đề] này thì tốt quá. Tôi cũng đang làm mấy việc tương tự thế ở công ty.

Mẫu 3:

Chủ đề: Chào mời cuộc gặp

Chào Lan,

Cảm ơn bạn vì đã dành thời gian nói chuyện với mình ngày hôm nay. Nói chuyện với bạn về [chủ đề] này thực sự rất thú vị và bổ ích. Cảm ơn bạn vì đã đưa ra những lời khuyên hữu ích về cách tìm việc ở [lĩnh vực].

Mình nhớ là bạn có nói bộ phận của bạn ở [công ty] đang tìm một đại diện bán hàng đúng không? Mình muốn giới thiệu X cho bạn. X đã từng làm công việc xây dựng chiến lược phát triển kinh doanh cho [công ty]. Mình nghĩ là X sẽ phù hợp với bộ phận của bạn đấy.

Cảm ơn Lan lần nữa vì đã đưa ra lời khuyên cho mình. Mong rằng bạn nhanh chóng thiết kế xong phần mềm beta. Giữ liên lạc nhé.

Trân trọng,

[Tên]

Bước 4: Soạn chủ đề mail

Một nghiên cứu vào năm 2014 phân tích 6.4 triệu Email của các nhân viên sale tại Hubspot đã phát hiện ra những cách viết Email hiệu quả với chủ đề như sau:

– Sử dụng số lượng và thời gian cụ thể. So với các Email có sử dụng thời gian và số lượng cụ thể trong tiêu đề, những Email dùng từ chung chung như “Nhanh chóng” ít được mở hơn 17%.

– Tạo giọng điệu khẩn cấp bằng cách dùng từ “Ngày mai”. Các Email có từ “Ngày mai” trong chủ đề mail được mở nhiều hơn 10% so với các Email không có.

– Không ghi tiêu đề. Những Email không có tiêu đề lại được mở nhiều hơn 10% so với các Email khác.

Mẫu Email Follow Up sau khi vừa nộp đơn xin việc:

Mẫu 4

Chủ đề: 3 lý do chứng minh em là ứng cử viên phù hợp với công ty.

Kính gửi chị Hoa,

Tên em là [tên]. Qua nhóm tuyển dụng trên Facebook, em được biết công ty chị đang tìm kiếm nhân viên cho [vị trí].

Em nghĩ rằng, em là một ứng viên phù hợp cho [vị trí] với [bộ phân] vì những lý do sau đây:

– Em là một người ham học hỏi. Em rất chăm chỉ và không ngừng học những điều mới qua sách vở, blog, báo đài [kênh đài yêu thích nhất của em là…].

– Em có các tố chất như:

– Em đã tìm hiểu và có niềm tin vào sự phát triển của [công ty].

Em có đính kèm CV và một video trình bày lý do vì sao em sẽ là một thành viên phù hợp với bộ phận của chị. Bên cạnh đó, em cũng gửi kèm cả các website và mẫu dự án mà em đã từng làm trươc đây trong [vị trí] .

Em hy vọng sớm nhận được phản hồi của chị.

Em xin cảm ơn.

Ký tên,

Bước 5: Quyết định thời điểm gửi mail

Không chỉ biết cách viết Email, bạn còn cần quyết định thời gian thích hợp để gửi mail nữa. Dưới đây là một số khung thời gian gợi ý để gửi mail Follow Up thường được sử dụng:

– 24 giờ

Gửi Email cảm ơn sau khi tham gia một cuộc họp, phỏng vấn, hội thảo.

– 48 giờ

Gửi Email Follow Up sau khi nộp đơn xin việc.

– 1-2 tuần

Mời tham gia một cuộc họp hay khi không nhận được thư offer công việc dù đã phỏng vấn.

– Mỗi 3 tháng

Hỏi thăm ai đó.

LinkLeads hy vọng bài viết trên đã đem đến cho bạn những kiến thức bổ ích về viết cách viết Email Follow Up. Tìm hiểu thêm về dịch vụ Email Marketing của LinkLeads để có lựa chọn sáng suốt nhất cho các chiến dịch Marketing sắp tới nhé!

Linkleads dịch