Chính sách Chống Spam (Anti-Spam Policy)
LinkLeads.vn — em.linkleads.com.vn Có hiệu lực: 01/01/2026 | Phiên bản: 3.0
Định nghĩa Thuật ngữ
Người dùng (Người sử dụng LinkLeads, Người gửi): Tổ chức hoặc cá nhân đã đăng ký tài khoản và sử dụng nền tảng Email Marketing LinkLeads để gửi email. Đây là đối tượng chịu sự điều chỉnh trực tiếp của Chính sách này.
Người nhận: Cá nhân có địa chỉ email nằm trong danh sách mà Người dùng import vào hệ thống LinkLeads và gửi email đến.
LinkLeads: Nền tảng phần mềm Email Marketing thuộc sở hữu và vận hành bởi Công ty CP CNTT&TT Repu Việt Nam.
Lập trường của LinkLeads
LinkLeads không chấp nhận việc sử dụng nền tảng để gửi spam dưới bất kỳ hình thức nào.
Spam không chỉ gây phiền nhiễu cho Người nhận mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến khả năng gửi email của toàn bộ Người dùng trên hệ thống LinkLeads. Một tài khoản gửi spam có thể kéo theo tỉ lệ vào hộp thư đến (inbox) giảm cho tất cả Người dùng khác đang dùng chung hạ tầng.
PHẦN A — ĐIỀU KHOẢN BẮT BUỘC
A.1. Định nghĩa Spam trong phạm vi Chính sách này
Trong phạm vi Chính sách này, spam là email thuộc một trong các trường hợp sau:
1. Spam về sự đồng ý (consent) — Email gửi đến Người nhận chưa tường minh đồng ý nhận email từ Người dùng. “Tường minh” nghĩa là Người nhận chủ động thực hiện hành động đồng ý — điền form, tick checkbox, nhắn tin xác nhận — tại thời điểm Người dùng thu thập địa chỉ email của họ.
Việc một Người nhận là khách hàng cũ của Người dùng, hoặc để lại email qua chiến dịch quảng cáo, không tự động tạo ra sự đồng ý cho email marketing. Sự đồng ý phải được thu thập riêng và rõ ràng tại điểm tiếp xúc.
2. Spam về trải nghiệm — Email khiến Người nhận không muốn nhận tiếp, thể hiện qua việc họ chủ động đánh dấu là spam thay vì hủy đăng ký bình thường. Nguyên nhân phổ biến: nội dung không đúng kỳ vọng khi đăng ký, tần suất gửi quá dày, hoặc nội dung không còn phù hợp nhu cầu Người nhận.
3. Spam về nội dung — Email chứa nội dung lừa đảo, giả mạo hoặc vi phạm pháp luật, bất kể Người nhận có đồng ý hay không.
A.2. Nghĩa vụ của Người dùng
Về danh sách Người nhận:
- Chỉ gửi email đến Người nhận đã đồng ý nhận thông tin từ Người dùng
- Không sử dụng danh sách mua, thuê hoặc thu thập trái phép
- Tự chịu trách nhiệm lưu trữ bằng chứng về sự đồng ý của Người nhận, phục vụ giải quyết tranh chấp nếu có
Về xử lý hủy đăng ký:
- Mọi email phải có cơ chế cho phép Người nhận hủy đăng ký
- Không tiếp tục gửi email đến địa chỉ đã yêu cầu hủy
Về nội dung:
- Không gửi nội dung lừa đảo, giả mạo hoặc vi phạm pháp luật Việt Nam
- Không giả mạo địa chỉ Người gửi hoặc danh tính tổ chức
A.3. Ngưỡng Kỹ thuật và Hệ quả
LinkLeads theo dõi tự động các chỉ số sau trên từng chiến dịch:
Tỉ lệ đánh dấu spam (Spam Complaint Rate) > 0,3% Tỉ lệ Người nhận chủ động nhấn “Đánh dấu là thư rác” vượt 0,3% là dấu hiệu rõ ràng Người nhận không muốn nhận email này. LinkLeads tạm dừng chiến dịch ngay khi phát hiện.
Tỉ lệ địa chỉ không tồn tại (Hard Bounce Rate) > 5% Tỉ lệ địa chỉ email không tồn tại vượt 5% cho thấy danh sách kém chất lượng hoặc được thu thập không đúng cách.
Khi vượt các ngưỡng trên, LinkLeads có quyền tạm dừng chiến dịch ngay lập tức mà không cần thông báo trước — để bảo vệ hạ tầng chung và các Người dùng khác.
A.4. Phân định Trách nhiệm
Người dùng chịu trách nhiệm:
- Toàn bộ nội dung email
- Chất lượng và nguồn gốc danh sách email
- Việc tuân thủ pháp luật Việt Nam liên quan đến nội dung gửi đi
LinkLeads chịu trách nhiệm:
- Vận hành hạ tầng kỹ thuật gửi email
- Giám sát các chỉ số kỹ thuật để bảo vệ hệ thống chung
- Đình chỉ tài khoản vi phạm theo quy trình tại Chính sách Sử dụng Hợp lệ
LinkLeads không có nghĩa vụ:
- Kiểm duyệt nội dung email trước khi gửi
- Xác minh tính hợp lệ của danh sách Người dùng import vào hệ thống
A.5. Xử lý Khiếu nại Spam
Người nhận cho rằng mình nhận spam từ Người dùng của LinkLeads có thể phản ánh tại: https://linkleads.vn/lien-he/ho-tro-phap-ly
LinkLeads sẽ xem xét và phản hồi trong vòng 72 giờ làm việc. Nếu xác nhận vi phạm, xử lý theo quy trình tại Chính sách Sử dụng Hợp lệ.
PHẦN B — ĐIỀU KHOẢN KHUYẾN NGHỊ
Các tiêu chuẩn dưới đây giúp Người dùng duy trì tỉ lệ vào hộp thư đến (inbox) tốt và tránh bị Người nhận đánh dấu spam.
B.1. Hiểu đúng về Spam Complaint
Người nhận nhấn “Đánh dấu là thư rác” không phải lúc nào cũng vì email vi phạm pháp luật. Thực tế họ nhấn vì nhiều lý do thực tế hơn:
- Không nhớ đã đăng ký
- Gửi quá nhiều, quá dày
- Nội dung không đúng với kỳ vọng khi đăng ký
- Không tìm thấy nút hủy đăng ký
Nên thiết kế email rõ ràng, nhất quán với những gì Người nhận đã đăng ký, và đặt nút hủy đăng ký ở vị trí dễ thấy — để Người nhận chọn hủy thay vì chọn spam.
B.2. Dấu hiệu Danh sách cần Xem xét
Nên xem xét lại chất lượng danh sách khi:
- Tỉ lệ địa chỉ không tồn tại (hard bounce rate) liên tục trên 2% qua nhiều chiến dịch
- Tỉ lệ mở email (open rate) giảm dần qua từng lần gửi dù nội dung không thay đổi
- Tỉ lệ hủy đăng ký (unsubscribe rate) tăng đột biến sau một chiến dịch cụ thể
Các dấu hiệu này thường cho thấy danh sách cũ, thu thập không đúng cách, hoặc tần suất gửi quá cao.
B.3. Tần suất và Nhất quán
Gửi email đều đặn với tần suất hợp lý — và nhất quán với những gì Người nhận đã đồng ý khi đăng ký — là cách hiệu quả nhất để duy trì tỉ lệ đánh dấu spam thấp.
Không nên “mất hút” nhiều tháng rồi đột ngột gửi chiến dịch lớn. Người nhận sẽ không nhớ đã đăng ký và nhấn spam.
Điều khoản Liên quan
Công ty CP CNTT&TT Repu Việt Nam · LinkLeads.vn Có hiệu lực từ 01/06/2026 · Phiên bản 4.0