Cách viết Email bằng tiếng Anh chuyên nghiệp

Bạn đang muốn phỏng vấn xin việc làm và cần phải viết một bức Email thật ấn tượng, chuyên nghiệp cho nhà tuyển dụng? Hay đơn giản là bạn có một người bạn người nước ngoài và muốn giữ liên lạc với người bạn này và cả hai quyết định sẽ viết Email đều đặn cho nhau hàng tuần nhưng bạn lại chưa biết bắt đầu như thế nào? Đừng lo, tham khảo bài viết dưới đây để học cách viết Email bằng tiếng Anh hoàn hảo.

Các loại Email bằng tiếng Anh bạn nên biết:

Có 2 loại Email đó là Formal Email và Informal Email. Fomal Email có nghĩa là trang trọng, đó là những Email dùng để xin việc, Email phàn nàn, Email quảng cáo của công ty…Còn Informal Email là những Email viết cho người thân, bạn bè, những người thân thiết, gắn bó, và không cần khách sáo, câu nệ câu chữ.

Viết một Email bằng tiếng Anh chuyên ngiệp bao giờ cũng bao gồm 3 phần chính: Mở đầu (beginning), Thân (Body) và Kết thúc (Ending)

1. Mở đầu

Đối với bất kỳ cách viết Email bằng tiếng Anh nào cả Formal và Informal thì phần mở đầu cũng bắt đầu với một lời chào

Với Formal Email bạn nên bắt đầu với Dear:

Dear Mr John
Dear Mrs Jenny….

Với Informal Email bởi vì gửi cho những người thân thiết, bạn có thể bắt đầu

Hi/ Hello John

Dear Jenny

2. Thân bài

Nếu bạn đang viết Email trả lời cho ai đó, ví dụ có khách hàng hỏi về sản phẩm của công ty bạn và bạn đang viết Email hồi đáp, bạn có thể bắt đầu “Thanks for contacting Asus Company”.

Hoặc công ty mà bạn đã nộp hồ sơ vào gửi lại Email để xác nhận một số thông tin của bạn “I am very happy to receive your Email”

Việc bạn cảm ơn hoặc nói tôi rất vui khi nhận được Email của bạn làm người đọc cảm thấy thoải mái và cảm giác được tôn trọng, đồng thời làm cho bạn trở nên lịch sự hơn.

Một điều nữa để viết nội dung Email bằng tiếng Anh hiệu quả đó là đi vào mục đích chính của Email. Hãy nhanh chóng đi vào mục đích chính của Email rồi chuyển đến các phần khác. Hãy nhớ rằng mọi người thường muốn đọc Email một cách nhanh chóng bạn nên viết ngắn gọn, rõ ràng, chú ý đến ngữ pháp, chính tả và các dấu câu.

– Nếu bạn là người chủ động viết Email, thì không cần có các dòng cảm ơn, thay vào đó bạn có thể viết theo các mẫu câu sau:
* I am writing to make a hotel reservation/ to apply for the position of secretary/ to confirm my ticket booking/ to ask for further information about your produces
bạn)

* I am writing with regard to the sale of Lumia Smartphone/ to the complaint you made on 26th January

3. Kết bài

Trước khi kết thúc thư, bạn hãy viết thêm một trong những câu thông dụng sau:

Thank you for your patience and cooperation (Cảm ơn sự kiên nhẫn và hợp tác của bạn) Thank you for your consideration (Cảm ơn sự quan tâm của bạn)

Kèm câu gợi mở:

If you have any questions or concerns, don’t hesitate to let me know (Nếu bạn có bất kì câu hỏi hay sự quan tâm nào, đừng ngần ngại mà hãy cho chúng tôi biết)
I look forward to hearing from you (Tôi mong chờ được nghe tin từ bạn)

Phần cuối cùng trong cách viết Email bằng tiếng Anh đó là “Signing off” bao gồm họ tên người gửi và dòng chữ đi kèm như sau:

Formal Email
Best regards
Warm regards
Informal
Best
Best wishes
Regards
Bye

Lưu ý:

Khi dùng Dear Ms/Mrs + tên người nhận ở đầu Email thì sử dụng => Yours sincerely,
Khi dùng Dear Sir/Madam ở đầu email thì sử dụng => Yours faithfully
Cách viết một email bằng tiếng anh cần tránh những lỗi gì?
Không viết tắt, đặc biệt là với các tư như I am, I will, I have seen, I do not. Bạn nên viết đầy đủ để thể hiện sự sang trọng và lịch sự.
Không sử dụng tiếng lóng.
Với ngôi thứ nhất nên dùng từ “would like” thay cho từ “want”.
Không dùng động từ should cho ngôi thứ 2, bạn nên dùng cho ngôi thứ nhất (lời khuyên).
Câu văn cần ngắn gọn, súc tích, có đầy đủ các thành phần của câu.
Chú ý các dấu câu như dấu chấm, dấu phẩy. Hạn chế sử dụng dấu chấm than (!)
Tuyệt đối tránh: lỗi văn phạm, lỗi chính tả.

Cuối cùng, trước khi nhấn nút gửi Email bạn nên đọc lại một lần nữa để rà soát lỗi ngữ pháp, chính tả, dấu chấm câu để giúp Email tốt nhất. Hi vọng một số cách viết Email bằng tiếng Anh trên đây sẽ giúp bạn có một Email dù là Formal hay Informal thì cũng thật chuyên nghiệp. Chúc các bạn thành công!

Biên tập bởi LinkLeads

LinkLeads – nhà cung cấp dịch vụ Email Marketing số 1 tại Việt Nam