11 cách giải quyết email trong kỳ nghỉ

29/12/2015Cường Nguyễn CaoNo CommentsCách làm Email Marketing hiệu quả

Các dịp lễ Tết sắp đến là cơ hội tuyệt vời cho bạn nghỉ ngơi, sum họp cùng gia đình, tận hưởng những chuyến du lịch xả hơi thư giãn. Nhưng các email công việc vẫn không ngừng “quấy rầy” bạn. Làm thế nào để giải quyết email nhanh chóng, kịp thời mà vẫn đảm bảo được thời gian nghỉ ngơi thư thái??

Để giúp các bạn giải đáp những thắc mắc này, 11 thành viên của Hiệp hội khởi nghiệp gia trẻ tuổi (Young Entrepreneur Council) đã chia sẻ 11 cách hay, giúp xử lý các email ngay trong kỳ nghỉ.

1. Cam kết và giao tiếp

Đó là lời khuyên đến từ bà Brittany Hodak , đồng sáng lập, ZinePak.

Ai cũng có một thái độ dễ chịu khác nhau khi rơi vào tình trạng “ngắt kết nối” trong kỳ nghỉ. Mặc dù bạn đã tiến đến việc không nhìn đến hộp thư, nhưng bạn vẫn có thể kiểm tra hộp thư 1 lần trong ngày hay giữ chiếc iPhone bên cạnh bạn khi cần, chú ý, hãy gửi thông điệp thật rõ ràng và nhất quán. Không có gì khó hiểu hơn việc ai đó đã nhận được một thông báo tự động là: “Tôi không có mặt ở cơ quan trong 1 tuần” và 15 phút sau thì lại nhận được một email khác từ bạn.

2.Ủy quyền xử lý email

Ông Liam Martin , đồng sáng lập Staff.com chia sẻ rằng: Hãy ủy quyền xử lý email cho thư ký mà bạn tin tưởng. Bạn có thể dễ dàng thiết lập chế độ thư ủy quyền trên Gmail để một ai đó có thể trả lời các email dưới danh nghĩa của bạn và sử dụng chữ ký của họ mà không thể tiếp cận đến các mật khẩu cá nhân của bạn. Khi bạn quay trở lại văn phòng sau kỳ nghỉ, bạn có thể xem lại toàn bộ các thông điệp đã được gửi đi này và thêm một số góp ý để thúc đẩy tiến trình công việc.

3. Thiết lập các thông điệp bạn-đang-đi-nghỉ

Lời khuyên bổ ích từ bà Brooke Bergman , đồng sáng lập và Phó chủ tịch, Allied Business Network Inc.

Nếu bạn đang cố gắng để giảm việc phụ thuộc vào công nghệ số, hãy để mọi người biết điều đó. Họ sẽ hiểu cho bạn. Hãy bảo vệ bản thân khỏi việc phải nhận những email từ một hay một số người và việc có thể làm hỏng một số mối quan hệ tiềm năng trước khi nó diễn ra.

4. Kiểm tra hộp thư mỗi sáng

Đây là một trong những bí quyết làm việc của ông Jason Grill , nhà sáng lập JGrill Media | đồng sáng lập Sock 101.

Hãy kiểm tra email một lần mỗi ngày vào buổi sáng trong khi người khác vẫn còn đang ngủ hay khi bạn có một chút thời gian riêng tư. Tùy thuộc vào kỳ nghỉ của bạn, nếu bạn làm điều này đều đặn, bạn sẽ cảm thấy tốt hơn khi xa rời sự hối hả và nhộn nhịp của công việc hàng ngày. Bạn cũng sẽ luôn cập nhật được những vấn đề nóng hổi hay trường hợp khẩn cấp nào của công việc ngay khi bạn đang đi nghỉ.

5. Giữ cho các email của bạn thật ngắn gọn

Bà Alexandra Levit , chủ tịch và nhà sáng lập, Inspiration at Work đã chia sẻ bí quyết làm việc của mình như vậy.

Chỉ dành không quá một giờ mỗi ngày để trả lời các email của bạn. Trong thời gian này, bạn có thể xử lý tất cả các email khẩn nếu bạn soạn thảo các email ngắn gọn và đi vào trọng tâm. Kỳ nghỉ của bạn không phải thời gian để bạn giải thích dài dòng. Nếu cần thiết, bạn có thể nói với người gửi rằng bạn sẽ trở lại vấn đề này ngay sau khi kết thúc kỳ nghỉ.

6. Dành 30 phút tập trung cho các eamail

Ý kiến từ ông Ashish Rangnekar , CEO và đồng sáng lập, BenchPrep.

Đầu tiên là bạn cần thiết lập chế độ trả lời tự động, điều này giúp bạn tránh sự thất vọng của người gửi thư đến. Sau đó, xác định rõ là dành không hơn 30 phút mỗi ngày để kiểm tra email. Bạn sẽ không thể “để tâm” đến các email như thường lệ được, vì vậy đừng cố làm. Nhưng với 30 phút mỗi ngày, hãy dành cho chúng sự quan tâm cao nhất trong khoảng thời gian đó. Xử lý các email và lưu vào đúng thư mục, bạn có thể xử lý tiếp chúng sau kỳ nghỉ.

7. Thiết lập “tín hiệu bat” (bat signal)

Một phương pháp hay được chia sẻ từ bà Kim Kaupe , đồng sáng lập, ZinePak.

Trước khi thực hiện kỳ nghỉ, hãy quy ước với nhóm của bạn về một “tín hiệu bat”, đó là một tin nhắn văn bản. Nếu bạn nhận được tin nhắn này, bạn biết là mình cần đọc ngay email bởi vì có vấn đề cần ý kiến của bạn ngay lập tức. Thường thì bạn sẽ không chỉ nhận được một “tín hiệu bat”, nhưng bạn sẽ thoải mái hơn trong kỳ nghỉ khi biết rằng bạn vẫn có thể kịp thời trả lời những email quan trọng để duy trì lòng tin với nhóm của bạn, với khách hàng và với bản thân bạn.

8. Lường trước những nút thắt cổ chai

Lời khuyên từ Phil Dumontet , CEO, DASHED.

Khi trả lời các email, hãy tránh đặt ra các câu hỏi không có mục tiêu rõ ràng. Ví dụ, thay vì hỏi “Liệu Brian đã có đầy đủ văn bản để đi đến bước tiếp theo chưa?” hãy hỏi “Brian, bạn đã có đầy đủ văn bản để đi đến bước tiếp theo chưa? Nếu không, hãy lấy nó từ John. Nếu anh ấy có, xin vui lòng yêu cầu anh ấy phải nộp trước 5 giờ chiều ngày mai.” Bằng cách đó, bạn không tạo ra các nút thắt cổ chai và nhóm của bạn không phải chờ đợi.

9. Xem xét thời gian biểu và khả năng tiếp cận

Những chia sẻ từ ông Gideon Kimbrell , nhà sáng lập/CEO, InList Inc.

Hãy đưa thông tin liên hệ thay thế trong kỳ nghỉ trong thư trả lời tự động của bạn. Lý tưởng nhất, các liên hệ này sẽ được trợ lý hoặc một người nào đó có đủ khả năng thể trả lời các câu hỏi một cách kịp thời, bởi vì có khả năng bạn sẽ chậm trễ trong việc trả lời với tư cách cá nhân do sự chênh lệch múi giờ hoặc do các hoạt động khác của bạn. Bạn cũng có thể cung cấp số điện thoại thay thế hoặc email mà khách hàng có thể sử dụng để liên lạc với bạn trong trường hợp gấp.

10. Chuẩn bị trước về thời gian

Ông Mark Cenicola , Chủ tịch và CEO, BannerView.com chia sẻ:

Khi bạn đang đi nghỉ, bạn thực sự cần được nghỉ ngơi. Điều đó có nghĩa là không trả lời email hoặc các thông tin liên lạc khác có liên quan đến công việc. Điều đó cũng có nghĩa là bạn phải có sự chuẩn bị khá dài trước đó để công ty của bạn có thể hoạt động bình thường khi không có bạn. Nếu bạn phải trả lời email vào kỳ nghỉ, bạn đã không thực sự chuẩn bị để có một kỳ nghỉ đúng nghĩa. Bạn cần phải thực hiện thay đổi thứ tự ưu tiên.